Gebrauchte Software-Lizenzen: eine Lösung für den Kliniksektor?

by | Apr 2, 2024

Angelika Mühleck schreibt als freie Fachjournalistin über Nachhaltigkeit in der Wirtschaft

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Während ein möglicher Statusverlust des „akademische Nutzers“ viele Unikliniken teuer zu stehen kommen könnte, ächzen auch kleinere Häuser unter den Lizenzkosten für Standard-Software. Doch es gibt auch Lösungen, wie Gastautorin Angelika Mühleck in ihrem Beitrag aufzeigt. 

 

In Deutschlands Universitätskliniken herrscht Ungewissheit, seit Microsoft angekündigt hat, ihren Status als „akademische Nutzer“ abzuerkennen. Das könnte manche Einrichtung in finanzielle Bedrängnis bringen. Denn der Neukauf von Anwenderprogrammen, Servern und Betriebssystemen käme dann um ein Vielfaches teurer als bisher – dasselbe gilt für Office & Co aus der Cloud. Die Kultusministerkonferenz bat Microsoft in einem Schreiben einzulenken. Sollte der Konzern bei seiner Linie bleiben, drücken hohe Lizenzgebühren künftig auf die ohnehin strapazierten Budgets der Unikliniken. Da ist es gut, Alternativen zu kennen. Die gibt es mit und ohne Haken.

Alternative No. 1: BMI-Lizenzen

Zwischen dem Bundesministerium des Innern (BMI) und Microsoft existieren Verträge über den Bezug von Microsoft-Produkten. Die sogenannten BMI-Lizenzen räumen Bund, Ländern und Kommunen günstige Konditionen und besondere Nutzungsrechte ein. Davon profitieren auch öffentlich-rechtliche Krankenhäuser, Kliniken, Pflege- und Seniorenheime. Sie können Microsoft-Programme zu Konditionen weit unter dem Neupreis oder den regulären Abogebühren für M365-Dienste beziehen. Bricht den Universitätskliniken die Bezugsquelle der „Education”-Lizenzen weg, böten die BMI-Lizenzen also eine Alternative.

Der Haken?

So gut die BMI-Rahmenverträge klingen – auch diese Form der Softwarebeschaffung kann teuer werden. Denn betreibt ein öffentlicher Träger mehrere Einrichtungen – Krankenhäuser, Seniorenheime und vielleicht noch eine Berufsfachschule für Pflegekräfte –, gelten im Zweifelsfall unterschiedliche Bestimmungen. Während Kliniken die Lizenzen nutzen dürfen, ist bei Seniorenheimen und Berufsfachschulen ausschlaggebend, dass sie keiner Gewinnorientierung unterliegen. Für IT-Administratoren in gemischten Betrieben ist es eine echte Herausforderung auseinanderzuhalten, in welcher Einrichtung welche Programme irgendwann einmal installiert wurden. Nur selten wird ein ausgewiesener Microsoft-Experte beschäftigt, der sich lizenzrechtlich wirklich auskennt. Falsch- oder Unterlizenzierungen sind da vorprogrammiert. Das Problem: Wird bei einem Microsoft-Audit festgestellt, dass die vergünstigte Software privatwirtschaftlich genutzt wurde, droht die Nachzahlung.

Darüber hinaus hat sich Microsoft bei den BMI-Lizenzen eine Hintertür offengehalten: Die Cloud-basierten Versionen verpflichten zum Abschluss teurer Wartungsverträge, ‚Software Assurance‘ genannt. Damit ist diese Form der Microsoft-Lizenzierung für viele Einrichtungen nicht nur unpraktisch im Handling – sie kann auch teurer werden als gedacht.

Alternative No. 2: gebraucht statt neu

Das führt zu einer Beschaffungsform, die jede Klinikleitung kennen sollte: gebrauchte Microsoft-Lizenzen. Je nach Version sparen Gesundheitseinrichtungen mit gebrauchter Software 30 bis 80 Prozent gegenüber dem Neupreis und rund 50 Prozent im Vergleich zur Microsoft Cloud. Damit liegt diese Beschaffungsform preislich fast gleichauf mit den BMI-Lizenzen. Ihr Vorteil besteht jedoch darin, dass gebrauchte Volumenlizenzen überall eingesetzt werden können – egal ob Office oder Visio, Windows-, Exchange- oder SQL-Server, Klinik, Altenheim oder Berufsfachschule, staatlich oder privat. Das macht die Software-Verwaltung einfacher, sicherer und kosteneffizienter. Für das Bezirkskrankenhaus St. Johann in Tirol waren das gute Gründe, 500 Computer und Notebooks sowie 50 Windows Server mit Gebrauchtlizenzen auszustatten – und 150.000 Euro zu sparen.

Der Haken?

Es gibt ihn nicht. Mancher mag bei gebrauchter Software denken, sie sei nicht zeitgemäß, wo doch alles in die Cloud strebt. Dem ist jedoch nicht so. Eine Erklärung liefert Vendosoft, ein Händler für gebrauchte Microsoft-Lizenzen. Zu ihren Kunden zählen über 200 Krankenhäuser, Kliniken und gesundheitliche Einrichtungen in Deutschland und Europa. Geschäftsführer Björn Orth weiß, warum gerade hier Gebrauchtsoftware zum Einsatz kommt. Aus Kundengesprächen mit Klinikbetrieben weiß er, dass manche Krankenhaus-Informationssysteme keine neueren Versionen erlauben als Office 2019; die Microsoft Cloud schon gar nicht. Ist das der Fall, sind gebrauchte Lizenzen die einzige Option. Doch auch, wenn es nicht am System hängt: „Anwendungen aus der Cloud oder die neueste Kaufversion einer Software sind oft überdimensioniert.“ In den meisten Verwaltungen werden einfache Textprogramme benötigt oder die Standard-Funktionen in Excel. Vielleicht noch PowerPoint und natürlich Outlook. „Diese Mitarbeitenden sind mit Office 2019 perfekt ausgestattet“, sagt der Microsoft-Experte. Und wenn es doch die Aktuellste sein soll? „Auch Office 2021 gibt es längst gebraucht zu kaufen. 30 Prozent unter Neupreis“, erfährt man dann.

Gebraucht versus Cloud

Bleibt noch das Argument, dass immer mehr Beschäftigte remote arbeiten oder über Kollaborationsplattformen kommunizieren. Hier rät der Fachmann zu einem kostensparenden Mix. Denn um Teams nutzen zu können, braucht es nicht die teuersten Online-Pläne. Sein Tipp: „Office 2019 oder 2021 gebraucht kaufen und mit einer Business Premium kombinieren, schon haben Sie das gewünschte Ergebnis – zu einem Drittel dessen, was die reine Cloud-Lösung Jahr für Jahr kostet.“ Es gilt, von Fall zu Fall zu prüfen, was wirklich genutzt wird. Ein Office-Programm, das für Standard-Aufgaben verwendet wird, muss nicht Cloud-basiert sein. Hier ist gebraucht einfach die günstigste Lösung.

Die Einsparungen beim Lizenzkauf ermöglichen den Häusern oftmals sogar die Umsetzung wichtiger Digitalisierungsprojekte. So war es bei der Klinik Maria Luigia im italienischen Parma. Sie sparte mit dem Kauf gebrauchter Office-Pakete, Windows- und Exchange-Server genug Budget ein, um die Anschaffung dringend benötigter Hardware zu stemmen und eine SQL-basierte Verwaltungs-Software für das Krankenhaus-Intranet entwickeln zu lassen. „Das führte zu einer enormen Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden“, zitiert Björn Orth den dortigen IT-Manager. Gebrauchte Software trägt also durchaus zur Progressionssteigerung im Klinikalltag bei.

Refinanzierung nutzen

Mit gebrauchter Software andere IT-Projekte refinanzieren ist auch der Ansatz, den Björn Orth Einrichtungen empfiehlt, die Software-Lizenzen „rumliegen” haben. Das ist oft der Fall, wenn eine Klinik auf die Cloud umgestiegen ist oder Abteilungen zusammengelegt wurden. Dann geraten die früheren Office-Pakete, Betriebssysteme und Server schnell in Vergessenheit. Diese als Gebrauchtsoftware zu verkaufen, ist eine lohnenswerte Finanzspritze in jedem Budgethaushalt.

 

Angelika Mühleck ist Inhaberin der Presseagentur Purecontent. Als freie Fachjournalistin schreibt sie zudem über Nachhaltigkeit in der Wirtschaft. Unter anderem. geht es ihr um den bezahlbaren Zugang zu hochwertiger Software für jede Organisation – wie in diesem Beispiel teurer Microsoft-Lizenzen für das Gesundheitswesen.

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